1- GENEL EVRAK KAYIT SERVİSİ

BİRİMİN AMACI: Kurum içi ve/veya Kurum dışı tüm yazışmaların evrak kayıt işlemlerini yapılmasını sağlamaktır.

BAĞLI OLDUĞU BİRİM: İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı

BİRİM YÖNETİCİSİNİN UNVANI: Daire Başkanı

BİRİMİN TEMEL GÖREV VE SORUMLULUKLARI:

1-Kurum dışından gelen dilekçe ve resmi yazışmaların evrak kayıt işlemlerini yaparak Genel Sekreterliğe ulaştırmak,

2-Üniversitemize gelen Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) belgelerini kaydedip Genel Sekreterliğe havale etmek,

3-Kuruma Ulusal Tebligat Sistemi (UETS) üzerinden gelen elektronik tebligatları kayıt altına almak,

4-Kurum dışına gidecek evrakları PTT aracılığı ile kargo, iadeli taahhütlü mektup veya tebligat olarak göndermek,

5-Kurum dışına giden KEP iletilerini göndermek,

6-Tüm birimler, Fakülteler, Meslek Yüksekokulları ve Daire Başkanlıklarının elektronik mühür işlemlerini yapmak,

7-Birim ile ilgili geçmiş döneme ait her türlü evrakın arşivlenmesini sağlamak,

8-Daire Başkanı tarafından verilen diğer görevleri yapmak.

2-KURUM ARŞİV SERVİSİ

BİRİMİN AMACI: Çanakkale Onsekiz Mart Üniversitesi merkez, taşra ve akademik  teşkilatı birimlerinde bulunan arşiv malzemesi ve ileride arşiv malzemesi haline gelecek arşivlik malzemenin tespit edilmesine, herhangi bir sebepten dolayı bunların kayba uğramasına, gerekli şartlar altında korunmalarının teminine ve milli menfaatlere uygun olarak Devletin, gerçek ve tüzel kişilerin ve ilmin hizmetinde değerlendirilmelerine, muhafazasına lüzum görülmeyen malzemenin ayıklama ve imhasına dair usul ve esasları düzenlemektir.

BAĞLI OLDUĞU BİRİM: İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı

BİRİM YÖNETİCİSİNİN UNVANI: Daire Başkanı

BİRİMİN TEMEL GÖREV VE SORUMLULUKLARI:

Kurum/Üniversite Arşiv Servisi, Çanakkale Onsekiz Mart Üniversitesinde “Belge Yönetimi ve Arşiv İşlem Süreçleri’nin yeniden yapılandırılması ve yürütülmesi konusunda çalışmalar yapmak üzere kurulmuştur. Turizm Fakültesi binası (-1) katında arşiv mekân standardına uygun yaptırılan kurum/üniversite arşiv odasında hizmetlerini sürdürmektedir.

1. Çanakkale Onsekiz Mart Üniversitesi’nin tüm birimlerine yönelik iş ve işlem süreçlerini yürütmek,

2. Üniversitede iş ve işlem süreçlerinde üretilen fiziksel ve elektronik resmî belgelerin düzenlenmesi süreçlerini yürütmek,

3. Ayıklama-İmha-Değerlendirme işlemlerinin yönetilmesi ve arşive transfer edilmesi sürecini yürütmek,

4. Üniversitenin tüm birimlerine eğitim-danışmanlık hizmetleri vermek ve kılavuzluk etmek,

5. Üniversitemiz fiziksel arşivleriyle, kurulması/oluşturulması halinde kurumsal e-arşiv veri merkezi işlerini yürütmek ve yönetmek,

6- Arşiv hizmetleri ile ilgili kanunlarda, tüzüklerde ve yönetmeliklerde meydana gelen değişiklikler konusunda Daire Başkanı'na bilgi vermek,

7. Yukarıdaki maddede sözü edilen değişikliklere uygun olarak, Daire Başkanın onayı ve talimatları doğrultusunda gerekli düzenlemelerin yapılmasını sağlamak,

8. Amirinin verdiği diğer görevleri yerine getirmek.

Arşiv Formları için tıklayınız.

Arşiv Mevzuatı için tıklayınız.

3- SANTRAL SERVİSİ

BİRİMİN AMACI: Çanakkale Onsekiz Mart Üniversitesi üst yönetimi tarafından belirlenen amaç ve ilkelere uygun olarak; Kurumun iletişim faaliyetleri ile ilgili santral hizmetlerini yürütmektir.

BAĞLI OLDUĞU BİRİM: İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı

BİRİM YÖNETİCİSİNİN UNVANI: Daire Başkanı

BİRİMİN TEMEL GÖREV VE SORUMLULUKLARI:

1-Kurum iç ve Kurum dışı haberleşmeyi düzenli bir şekilde sağlamak,

2-Kurum içi ve dışından gelen telefonları konularına göre ilgili kişi/birimlere yönlendirmek,

3-Telefon görüşmelerine nezaketen cevap vermek,

4-Santralde bulunan tüm cihazların çalışır durumda olduğunu kontrol eder, arıza varsa teknik servise bildirmek,

5-Görev ve sorumluluk alanındaki faaliyetleri mevcut iç kontrol sisteminin ve Kalite Yönetim Sisteminin tanım ve gereklerine uygun olarak yürütmek,

4-SİVİL SAVUNMA UZMANLIĞI

BİRİMİN AMACI: 5/8/2010 tarihli ve 27663 sayılı Resmi Gazete’de yayınlanan Sivil Savunma Uzmanlarının İdari Statüleri, Görevleri, Çalışma Usul ve Esasları ile Eğitimleri Hakkında Yönetmelikte belirtilen hususlar doğrultusunda  afet, sivil savunma ve acil durum hizmetleri ile ilgili iş ve işlemleri koordineli bir biçimde planlamak, uygulanmasını sağlamak ve denetlemektir.

SİVİL SAVUNMA :

Savaşta ve afetlerde halkın can ve mal kaybını en aza indirme amacını taşıyan ve topyekün savunmanın en önemli unsurlarından biri olan Sivil Savunma;

-Savaş zamanı halkın can ve mal kaybının en aza indirilmesi;

-Afetlerde can ve mal kurtarılması;

-Büyük yangınlarda can ve mal kaybının azaltılması;

-Yok olmaları veya çalışamaz hale gelmeleri durumunda yaşamı büyük ölçüde etkileyecek olan kamu ve özel kurum ve kuruluşların korunması ile bunların acil onarımlarının yapılması;

-Savaş zamanı her türlü savunma faaliyetlerinin sivil halk tarafından desteklenmesi;

-Cephe gerisinde halkın moralinin kuvvetlendirilmesi konularını kapsayan SİLAHSIZ, KORUYUCU, KURTARICI önlem ve faaliyetler bütünüdür.

Görevleri

1. Halkın can ve mal kaybının en az düzeye indirilmesi
2. Hayatı önemi olan her türlü resmi ve özel kurum ve kuruluşların korunması,
3. Bu kurum ve kuruluşların etkinliklerinin sürdürülmesi için ivedi onarım ve yenileştirmenin yapılması,
4. Savunma çabalarının sivil halk tarafından en geniş ölçüde desteklenmesi,
5. Cephe gerisinin moralinin korunması,

SİVİL SAVUNMA UZMANI GÖREV VE YETKİLERİ

Sivil Savunma Uzmanlarının Görevleri;

MADDE 9 – (1) Sivil savunma uzmanları bulundukları kurum ve kuruluşlarda aşağıdaki görevleri yapar:

a) Sivil savunma planlarını hazırlamak ve bu planları güncellemek,

b) Kamu kurum ve kuruluşlarının tahliyeye ilişkin planlamasını koordine etmek,

c) Sivil savunma servislerinin kuruluşunu sağlamak ve eğitimlerini yaptırmak,

ç) Afet, sivil savunma ve acil durum hizmetleri için gerekli olan araç, gereç ve malzemenin tedarik ve teminini ilgili birimlerle koordine ederek planlamak, mevcutların bakım ve korunmalarının takibini yapmak,

d) Afet, sivil savunma, acil durum ve seferberlik hizmetleri için gerekli ödeneği ilgili birimlerle koordine ederek belirlemek ve bütçeye konulmasını sağlamak,

e) Afet ve acil durum hallerinde müdahaleyi koordine etmek ve üst yöneticileri bilgilendirmek,

f) Hizmetlerle ilgili mevzuat, yayın ve direktifleri izlemek, incelemek ve bunların gereklerini yerine getirmek,

g) Bu Yönetmelikte belirtilen görevlerin yerine getirilmesi amacıyla; Kurumu ile Afet ve Acil Durum Yönetimi Başkanlığı, İl Afet ve Acil Durum Müdürlüğü ve diğer kamu kurum ve kuruluşları arasında işbirliği ve koordinasyonu sağlamak,

ğ) Kimyasal, biyolojik, radyolojik ve nükleer savunma ile ilgili iş ve işlemleri yürütmek,

h) 27/11/2007 tarihli ve 2007/12937 sayılı Bakanlar Kurulu Kararıyla yürürlüğe konulan Binaların Yangından Korunması Hakkında Yönetmelik hükümlerinin kurumunda uygulanmasını takip etmek ve yangın önleme tedbirlerini denetlemek,

ı) Kurum içerisinde ikaz ve alarm haberlerinin alınıp verilmesi ve siren sisteminin işletilmesine ilişkin işlemleri yürütmek,

i) Kurumun sığınaklarla ilgili hizmetlerini düzenlemek ve yürütmek,

j) Afet, sivil savunma, acil durum, kimyasal, biyolojik, radyolojik ve nükleer tehdit ve tehlikeler, koruyucu güvenlik ve ilk yardım konularında kurum personeli ile kurumun denetimine tabi özel kuruluş personeline eğitim vermek,

k) Afet, sivil savunma, acil durum ve seferberlikle ilgili düzenlenen tatbikatlarda kurumu adına sekretarya hizmetlerini yapmak, bu konularla ilgili kurumda tatbikatlar düzenlenmesini ve yürütülmesini sağlamak,

l) Kurumun denetimine tabi kamu kurum ve kuruluşlarında yürütülen afet, sivil savunma, acil durum, seferberlik ve koruyucu güvenlik hizmetlerini denetlemek,

m) Seferberlik ve savaş hali hazırlıkları ile ilgili iş ve işlemlerini yapmak ve yaptırılmasını sağlamak,

n) Kurumun Afet ve Acil Durum Yönetim Merkezinin sekretarya hizmetini yapmak, İl Afet ve Acil Durum Yönetim Merkezi ile koordinasyonu sağlamak,

o) Koruyucu güvenlik hizmetlerinin koordinasyonunu sağlamak, kamu kurum ve kuruluşlarının üst amiri adına hizmetin takip ve denetimini yapmak,

ö) İlgili mevzuat uyarınca kurumun üst yöneticisi tarafından verilen görevleri yapmak.

(2) Sivil savunma uzmanlarına ilgili mevzuatta yer almayan herhangi bir görev verilmez.

Sivil Savunma Uzmanlarının Yetki ve Sorumluluğu ;

MADDE 10 – (1) Sivil savunma uzmanları, bu Yönetmelikte belirtilen görevleri; ilgili mevzuat çerçevesinde yapmaya, yaptırmaya, denetlemeye, takip ve koordine etmeye yetkili ve sorumludur.

(2) Sivil savunma uzmanları kamu kurum ve kuruluşlarının diğer birimleri ile işbirliği ve koordine içinde çalışır.